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Cómo pedir la documentación a tus clientes sin tener que perseguirles

Actualizado: 2 de octubre de 2026

Perseguir documentación es de las tareas que más tiempo consumen en una gestoría y de las que menos criterio profesional requieren. Casi siempre falla por las mismas razones, y casi siempre se arregla igual.

Pide lo concreto, no «la documentación»

«Falta la factura de Vodafone de julio» se resuelve en un minuto. «Envíanos la documentación del trimestre» se deja para luego. Cuanto más concreto es lo que pides, antes llega.

Pide en el momento adecuado

Un recordatorio a principio de mes, cuando el periodo acaba de cerrar, funciona mejor que una urgencia la semana del plazo. Y el mismo día cada mes o cada trimestre crea costumbre.

Un solo canal, el que ya usa el cliente

Una dirección de email para recibir documentos, a la que el cliente pueda reenviar sin pensar. Sin pedirle que ordene, renombre o clasifique nada: eso es trabajo de la gestoría, no del cliente.

Siempre desde la misma dirección

Pide a cada cliente que envíe siempre desde el mismo email. Si un documento llega desde una dirección nueva, alguien tiene que averiguar de quién es antes de poder usarlo.

Que el cliente sepa qué ha llegado

Muchas llamadas son solo para preguntar si ya está todo. Si el cliente puede ver qué ha llegado y qué falta, no necesita llamar.

Cierra el círculo

Cuando presentes, envía al cliente el justificante y el resultado. El cliente que ve el resultado de haber enviado a tiempo vuelve a hacerlo.

Cómo ayuda Gestoly

Gestoly envía los recordatorios mensuales, trimestrales y anuales por ti, pide la factura concreta que falta, recibe los documentos por email o desde el portal y le muestra al cliente qué ha llegado. Cuando presentas, le entrega el justificante y el resultado.